Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với các cấp quản trị là như nhau

Về định nghĩa, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Như vậy có thể thấy, nhà quản trị làm việc trong một tổ chức. Tổ chức là một sự xếp đặt người một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định, chúng có ba đặc trưng cơ bản:

• Có mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục tiêu cụ thể
• Có nhiều người chia sẻ và thực hiện mục đích
• Có cấu trúc, quan hệ, phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định.

Trong một tổ chức thông thường sẽ có 2 vai trò khác nhau. Đầu tiên là nhà quản trị như chúng ta đã biết, các bộ phận còn lại được gọi chung với tên gọi là Người thừa hành. Người thừa hành là người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ, và không có trách nhiệm trông coi công việc của những người khác. Cấp trên của người thừa hành chính là các nhả quản trị trực tiếp.

Các cấp bậc của nhà quản trị

Hiện tại người ta chia nhà quản trị thành 4 cấp bậc khác nhau: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp giữa, nhà quản trị cấp cơ sở và các nhân viên thừa hành.

Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức. Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện…

• Kiến tạo tầm nhìn phát triển tổ chức
• Xây dựng các kế hoạch và chiến lược dài hạn.
• Quyết định và triển khai các chương trình thay đổi tổ chức (cơ cấu tổ chức, văn hoá).
• Lựa chọn các nhân sự chủ chốt của công ty.
• Điều phối hoạt động của công ty.
• Đánh giá thành tích chung của công ty và các bộ phận.
• Kiểm soát việc thực hiện chiến lược và mục tiêu chung của công ty.

Chức danh của cấp quản trị này là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…

Nhà quản trị cấp trung/cấp giữa

Bao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác.

• Lập các kế hoạch trung hạn và chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược công ty.
• Thiết lập các chính sách của phòng/ban
• Xem xét các báo cáo ngày và báo cáo tuần về sản xuất hoặc bán hàng.
• Đánh giá thành tích quản lý đề xác định năng lực và sự sẵn sàng cho đề bạt.
• Tư vấn cho cấp dưới về các vấn đề sản xuất, nhân sự hoặc các vấn đề khác.
• Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.

Chức danh của cấp quản trị này là: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa…

Nhà quản trị cấp cơ sở

Bao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ.

• Lập các kế hoạch ngắn hạn và chi tiết.
• Phân công công việc cụ thể.
• Giám sát hoạt động hàng ngày.
• Đánh giá thành tích của cấp dưới.
• Duy trì liên lạc chặt chẽ với các nhân viên thừa hành nhằm tạo động lực, truyền thông chính sách và hỗ trợ nhân viên.

Chức danh của cấp quản trị này là: Tổ trưởng, đốc công, trưởng ca…

Kỹ năng của nhà quản trị

Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:

• Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn): là kỹ năng vận dụng những kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.
• Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp): là kỹ năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân,  tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên.
• Kỹ năng tư duy (kỹ năng bao quát): là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đề khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.

Kỹ năng chuyên môn là khả năng làm việc với các sự vật

Kỹ năng nhân sự là khả năng làm việc với con người

Kỹ năng tự duy là khả năng làm việc với các ý tưởng và khái niệm

Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và kỹ năng quản trị

Các nhà quản trị phải có đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dần trong hệ thống cấp bậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy hơn. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người.

Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các chức năng của quản trị

Các chức năng của quản trị bao gồm 4 chức năng chính: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Những chức năng này phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.

Xem thêm: Tổng quan về quản trị

Từ số liệu ở bảng trên chúng ta có thể nhận xét, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dùng nhiều thời gian hơn để thực hiện chức năng tổ chức (36%) và hoạch định (28%). Ngược lại, nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu thực hiện chức năng điều khiển (51%). Còn nhà quản trị cấp trung thì phần lớn thời gian để điều khiển (36%) và tổ chức (33%).

Xu hướng quản trị

Có thể nói công việc của nhà quản trị đã thay đổi không ngừng, rõ rệt nhất là từ việc tập trung vào vai trò quản lý, điều hành chuyển sang đào tạo, hướng dẫn, điều phối và hỗ trợ nhân viên. Nhiều nhà quản trị ngày nay đã giảm bớt quyền hạn quyền lực của mình. Sau đây là một số xu hướng quản trị của Brian Dumaine:

• Chuyển từ việc suy nghĩ mình là quản lý, ông chủ sang người tư vấn nội bộ trong công ty.
• Chuyển đổi từ việc ra lệnh sang hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên để hoàn thành công việc.
• Không còn một mô hình cấu trúc doanh nghiệp cứng nhắt, thay vào đó thay đổi linh hoạt theo sự thay đổi của thị trường.
• Cho nhân viên của mình tham gia vào việc đưa ra ý kiến và quyết định
• Chia sẻ thông tin với mọi người
• Nắm vững nhiều lĩnh vực, kiến thức quản lý hơn trước
• Tập trung vào kết quả công việc nhiều hơn là thời gian làm việc của nhân viên.

Theo Robert L. Katz, 3 loại kỹ năng mà mỗi quản trị viên cần phải có gồm:

0 Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nối cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v… Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.

4 Kỹ năng nhân sự (human skills): Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc. Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh.

O Kỹ năng nhận thức hay tư duy (conceptual skills): Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề … Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức.

Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức như được trình bày trong Hình 1.5. Hình 1.5 nói với chúng ta rằng ở những cấp quản trị càng cao thì càng cần nhiều những kỹ năng về tư duy. Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng đều là quan trọng. Mặc dù vậy, trên thực tế thường đòi hỏi cụ thể về mức độ kỹ năng nhân sự có thể có sự khác nhau tùy theo loại cán bộ quản trị, nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất, góp phần làm cho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình và góp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức.

Thật vậy, khi những quyết định trong kinh doanh ngày càng có tính qui tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm tới hiệu quả hơn thì công việc quản trị ngày càng được chuyên môn hoá hơn. Tuy nhiên, nội dung chuyên môn hoá không có nghĩa là những công việc quản trị hoàn toàn có thể thay thế cho nhau. Càng lên cấp cao thì nội dung chuyên môn hoá càng có tính phổ cập vì càng ở cấp cao thì các nhà quản trị phải làm những công việc mang tính đặc trưng hơn của quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngày và ngược lại.

Khả năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến lên những cấp bậc cao trong tổ chức. Vì thế, những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ giống nhau mặc dù mục tiêu của các tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác nhau. Trái lại, những nhà quản trị cấp thấp thì gắn liền với những chuyên môn nghiệp vụ của mình vì thế khả năng thuyên chuyển thấp hơn. Do vậy quản trị là chuyên môn hoá nhưng chỉ có các cấp quản trị nhất định thì tính phổ cập mới thể hiện rõ.